Vanaf 2022 gerichte vrijstelling voor thuiswerkkostenvergoeding

Datum: 22 oktober 2021, Auteur: Avant groep

Door de coronacrisis werken veel mensen thuis. Veel werknemers en werkgevers willen afspraken maken om ook na de crisis (deels) thuis te blijven werken. Het kabinet introduceert daarvoor per 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag.

Doel: extra kosten voor werknemers door thuiswerken compenseren

Thuiswerken zorgt voor extra kosten voor de werknemer. Bijvoorbeeld voor:

• water- en elektriciteitsverbruik;
• verwarming;
• koffie en thee;
• toiletpapier.

Veel werkgevers hebben aangegeven hun werknemers een vergoeding te willen geven voor deze extra kosten. Dat blijkt ook uit het onderzoek van werkgeversvereniging AWVN onder 450 Nederlandse bedrijven. Hierin gaf 60% aan dat twee dagen per week thuiswerken de norm kan worden. Voor het inrichten van een thuiswerkplek mag een werkgever al een onbelaste vergoeding geven. De kosten voor een bureaustoel, een computer of een telefoon, kan de werkgever via andere gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling vergoeden.

Thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag

Om werkgevers de mogelijkheid te bieden hun werknemers te vergoeden voor kosten door het thuiswerken, stelt het kabinet het volgende voor:

• Het kabinet stelt de vergoeding na onderzoek door het Nibud vast op maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of deel daarvan.
• De werkgever hoeft geen loonheffing te betalen voor deze thuiswerkvergoeding.
• Ook blijft een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer.
• De werkgever kan per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding geven.

De werknemer en werkgever kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoeft de werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.

Sommige werknemers zullen een deel van de dag thuiswerken en het andere deel op kantoor. Dan kiest de werkgever of hij voor die werkdag de onbelaste reiskostenvergoeding geeft, of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding. Beide kan niet.

Krijgen uw werknemers een vaste reiskostenvergoeding van u, en werken zij vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis? Dan hoeft u de vaste vergoeding dit jaar niet aan te passen.

In ieder geval tot 1 januari 2022 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.