Let op bij terugvragen btw van niet-betalende debiteur

Datum: 12 juli 2024, Auteur: Avant groep

Heeft u debiteuren die hun facturen niet (geheel) betalen? U kunt dan, onder voorwaarden, de btw op deze facturen misschien (deels) terugvragen. Let daarbij wel op een aantal aandachtspunten, zoals het op tijd terugvragen van de btw, het weer afdragen van de btw bij alsnog betalen én mogelijk onverwachte fiscale gevolgen van nadere afspraken met uw debiteur.

Wanneer teruggaaf btw?

Als uw debiteur zijn factuur niet betaalt, kunt u de in rekening gebrachte btw terugvragen die u eerder afdroeg aan de Belastingdienst. Dat kunt u doen als definitief vast komt te staan dat uw debiteur de factuur niet betaalt. Op dat moment kunt u de eerder afgedragen btw via uw btw-aangifte terugvragen (bij vraag 1a of 1b).

Let op!
Staat nog niet definitief vast dat uw debiteur de factuur niet betaalt, maar is één jaar voorbij na het verstrijken van de betaaltermijn van de factuur? Kom dan ook in actie! Dit is namelijk de uiterste termijn waarop u de eerder afgedragen btw kunt terugvragen via uw btw-aangifte. Doet u dat op dat moment niet, dan kan de Belastingdienst uw latere verzoek om btw-teruggaaf weigeren.

Voorbeeld
U stuurt op 4 april 2023 een factuur van € 12.100 inclusief 21% btw. De betaaltermijn is 30 dagen en de factuur is daarom vanaf 4 mei 2023 opeisbaar. In uw btw-aangifte 2e kwartaal 2023 droeg u ter zake van deze factuur € 2.100 btw af. Op 4 mei 2024 is de factuur nog niet betaald, maar staat ook nog niet definitief vast dat deze ook niet betaald gaat worden. Omdat één jaar verstreken is sinds het opeisbaar worden van de factuur, vraagt u in uw btw-aangifte 2e kwartaal 2024 echter wel al € 2.100 terug. Doet u niet per kwartaal, maar per maand btw-aangifte, dan droeg u € 2.100 btw af in de btw-aangifte van april 2023 en vraagt u deze terug in de btw-aangifte van mei 2024.

Let op!
Controleer dus altijd bij het indienen van uw btw-aangifte of u nog openstaande debiteuren heeft waarvan de betaaltermijn meer dan een jaar verstreken is. Op die manier voorkomt u dat u te laat de btw voor oninbare debiteuren terugvraagt.

Debiteur betaalt alsnog

Heeft u btw teruggevraagd van een factuur die niet betaald is en wordt deze alsnog betaald? Dan moet u de btw die u eerder terugvroeg op dat moment weer via uw btw-aangifte afdragen (bij vraag 1a en 1b).

Voorbeeld
Uw debiteur betaalt uw factuur van € 12.100 alsnog op 8 oktober 2024. In uw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 draagt u daarom de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst. Doet u per maand btw-aangifte, dan draagt u in uw btw-aangifte oktober 2024 de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst.

Tip!
Boek de btw die u terugvraagt – nadat een jaar verstreken is na het aflopen van de betaaltermijn – op een aparte grootboekrekening. Op die manier kunt u deze btw beter volgen als later de debiteur alsnog betaalt.