Bedragen aan derden uitbetaald? Voorkom boetes!

Datum: 11 november 2025, Auteur: Avant groep

Het is verplicht om de Belastingdienst actief te informeren over uitbetaalde bedragen aan derden (UBD). Dit zijn bedragen betaald voor bepaalde werkzaamheden aan natuurlijke personen die geen facturen uitreiken of factureren zonder btw. De regeling geldt niet voor betalingen aan werknemers en ook niet voor betalingen aan vennootschappen. De melding van de uitbetalingen gedaan in 2025 moet voor 1 februari 2026 binnen zijn bij de Belastingdienst.

Voor wie geldt de verplichte UBD melding?

De UBD melding is verplicht voor administratieplichtigen. Dat zijn inhoudingsplichtigen (organisaties die een aangifte loonheffingen moeten doen en collectieve beheersorganisaties (instellingen die namens auteurs of kunstenaars betalingen doen)). In sommige gevallen moeten ook niet inhoudingsplichtigen, bijvoorbeeld verenigingen of particulieren, een UBD melding te doen als ze hiervoor door de belastingdienst worden uitgenodigd. Administratieplichtigen moeten uit eigen beweging aangifte doen.

Wanneer moeten betalingen worden doorgegeven?

Betalingen aan personen die niet in loondienst zijn en geen factuur of geen factuur met btw sturen, moeten worden doorgegeven. De Belastingdienst beschouwt een factuur met 0% btw, verlegde btw of vrijgestelde btw ook als een ‘factuur zonder btw’. Bijvoorbeeld:

• ZZP’ers die gebruikmaken van de kleine ondernemersregeling (KOR).
• Ondernemers die factureren met btw verlegd, dit komt bijvoorbeeld in de bouw en metaalnijverheid vaak voor.

Hierdoor vallen genoemde betalingen aan ondernemers (met of zonder personeel) met uitzondering van rechtspersonen, ook onder de regeling.

Wat moet worden gemeld?

Bij de UBD-melding moeten per persoon de volgende gegevens worden aangeleverd:

• het bedrag dat is uitbetaald (per uitbetaling en het totaalbedrag), hieronder vallen ook eventuele kostenvergoedingen die zijn uitbetaald. Ook beloningen in natura tellen mee en worden gesteld op waarde economisch verkeer;
• de datum waarop de uitbetaling is verricht;
• naam, adres, geboortedatum en BSN van de natuurlijke persoon aan wie de uitbetaling is verricht.

Procedure

De opgaaf UBD moet digitaal worden ingediend via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Als je beschikt over de juiste software, kun je ook gebruikmaken van Digipoort, het beveiligde digitale communicatiekanaal van de overheid.

Gevolgen van niet-naleving

Het niet tijdig of onvolledig doorgeven van betalingen kan leiden tot het opleggen boetes en sancties. De Belastingdienst kan bij overtreding een boete opleggen die afhankelijk is van de ernst van de situatie. Daarnaast kan bij niet-naleving intensiever toezicht van de Belastingdienst tot gevolg hebben. Het is daarom belangrijk dat gegevens nauwkeurig en op tijd worden aangeleverd.