Vaste kostenvergoeding (voorwaarden)

Datum: 1 november 2023, Auteur: Avant groep

Een vaste onbelaste onkostenvergoeding blijft onder de WKR mogelijk. Deze moet dan wel bestaan uit kosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of kosten die als intermediaire kosten zijn aan te merken.

Gerichte vrijstellingen zijn geen belast loon voor uw werknemer en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Dit zijn bijvoorbeeld reiskosten met een eigen vervoermiddel, gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk.

Intermediaire kosten zijn vergoedingen voor kosten die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en de werkgever kan deze onbelast vergoeden.

Wijst u de kostenvergoeding aan als gericht vrijgesteld of intermediaire kosten, dan bent u als werkgever verplicht een onderbouwing hiervan in het dossier vast te leggen. Ook bent u verplicht om een (periodiek) onderzoek te verrichten naar de uitgaven voor deze vergoedingen en dit vast te leggen in het dossier. Dit kostenonderzoek moet plaatsvinden over een representatieve periode van tenminste drie aaneengesloten maanden. Hiermee kunt u bij een boekenonderzoek aantonen waar de vergoedingen voor zijn en hoe deze tot stand zijn gekomen.